Kalite politikası ve kuruluşa dair notlar

Geliştirici: Selçuk Aytimur

Yönetim sistemlerine ilişkin standartların bir gereği olarak  bir kuruluşun kalite, çevre, iş sağlığı güvenliği veya diğer yönetim sistemi politikalarından birisini veya birden fazlasını belirlemiş olması gerekir.  Bu yazıda ISO 9001 2015 kalite yönetim sistemi standardının gereği olan kalite politikası ve bununla  ilgili bazı konular üzerinde kısaca duracağım. Diğer yönetim sistemlerine ilişkin politikalar için de aynı paralelde bir yazı yazılabilir.

Kalite politikası kuruluşta çalışan her hangi bir yönetici, mühendis, müdür, sekreter, genel müdür yardımcısı ve benzeri diğer personel tarafından kendi kendine, bağımsız olarak belirlenemez. Politika kuruluşa  yön gösterici bir unsur olup, kuruluşa da yönünü gösterebilecek olan üst yönetimdir.  ISO 9001 2015'e (madde 5.2) göre kalite politikasının yazılı olarak belirlenmesi,  sistem içinde çalışanlara / ilgili taraflara iletilmiş olması ve anlaşılmasının sağlanması gereklidir. Kalite politikası kuruluşun bağlamına uygun olmalı ve kuruluşun stratejik yönünü desteklemelidir. (Kalite politikasına ilişkin diğer gereklilikler için lütfen IS 9001 2015 madde 5.2'ye bakınız.  Kuruluşun bağlamı için ISO 9001 2015 madde 4.1-4.2 ve  yayınladığım ilgili yazılara bakınız).

Kalite politikasının kuruluşun stratejik yönünü destekleyecek şekilde belirlenmesi gerektiğinden, kuruluşun stratejik yönü belirlenmeden kalite politikasının belirlenmesi söz konusu olamaz. Bütün bunların üst yönetimin işleri olduğu çok açık.

Üst yönetim kuruluşun büyüklüğüne, çapına, yapısına karmaşıklığına, yerleşimine göre değişik isimler alabilir. Genel Müdür, Fabrika Direktörü, Başkan, son yıllarda moda olduğu üzere CEO ve COO. Bu pozisyonlarda çalışanların hepsinin ortak paydalarından birisi, varsa bir yönetim kuruluna (ortaklar...) kuruluşun finansal ve operasyonel performansına ilişkin rapor vermeleridir. Yönettikleri kuruluşları da performansı sürdürmek ve iyileştirmek üzere yönlendirmeleri beklenir.

Bir kuruluş bir sistemdir. Her sistemin bir amacı olmalıdır; amaçsız bir sistem olamaz. Sistem, amacı doğrultusunda hareket eden, çalışan alt sistemlerden oluşur. Örneğin bir otomobilin amacı en basit tanımıyla insanı bir noktadan başka bir noktaya zamanında ulaştırmak olup aracı oluşturan tüm alt sistemler de bu amaca doğrultusunda çalışırlar.

Bir kuruluşun da amacı olmalıdır. Bir kuruluş neden vardır, var olma nedeni nedir? Bu soruyu, verdiğim bazı eğitimlerde katılımcılara yönelttiğimde hiç yanıt alamadığım da oluyor ana genellikle çok kaba ve ilkel bulduğum şu veya benzer yanıtı alıyorum: "Para kazanmak için ve veya daha çok kar etmek için!" Bu yanıt kesinlikle doğru değildir ve üstelik çağ dışıdır da.  Kuruluşun amacını gerçekten böyle tanımlarsanız para kazanmak için gayri meşru pek çok yol, yöntem var, buyurun!

Bir kuruluş neden vardır, amacı nedir? Kuruluşun amacına, varlık nedenine misyon diyoruz ve bunun sistem içinde açık ve öz olarak tanımlanması gerekir. İyi bir misyon tanımlaması aşağıdaki özniteliklere sahip olmalıdır (1):

Kuruluşuna var olma amacını bildirmelidir

Belirli bir alana odaklı

Açık, anlaşılır

Öz

Gerçekçi, uygulanabilir ve erişilebilir

Bir kaç sıfat, zarf içeren özlü bir cümle ile ifade edilmiş

Çalışanlar ve çalışanlara liderlik yapabilmek için klavuz

Gelecekte çalışacakların kuruluşa dair fikir sahibi olması

Kuruluşa özgü

Aşağıda bir kaç iyi misyon tanımlaması örneği bulabilirsiniz :

IKEA:  Pek çok insan için daha iyi bir günlük hayat yaratmak

Tesla: Dünyanın sürdürülebilir enerjiye geçişini hızlandırmak

Microsoft : Gezegendeki her insan ve kuruluşu daha fazlasına erişmek için güçlendirmek.

Samsung : Dünyaya ilham ver, geleceği yarat

Aselsan : Elektronik teknolojileri ve sistem entegrasyonu alanında; Türk Silahlı Kuvvetleri başta olmak üzere, yurt içi ve dışındaki müşterilerine katma değeri yüksek, yenilikçi ve güvenilir ürün ve çözümler sunmak ve Türkiye’nin teknolojik alanda dışa bağımlılığını azaltıp, küresel hedeflerine marka bilinirliğini artırarak ulaşan, halkına gurur veren bir savunma şirketi olmak

Ford Otosan:Topluma fayda sağlayan yenilikçi otomotive ürün ve hizmetleri sunmak

Misyon zaman içinde değişmez. Ancak, misyonun tek başına belirlenmesi yeterli değildir. Bir kuruluşun vizyonu da belirlenmelidir. Misyon bir kuruluşun var olma nedenini, amacını açıklarken. Vizyon kuruluşun  kendini gelecekte zaman ufkunda nerede konumlandırdığı, ulaşmak istediği yer ile bağlantılıdır.  İyi bir vizyon tanımlaması kuruluşun gelecekte erişmeyi arzu ettiklerini ifade eder,  stratejik planlama için çerçeve oluşturur, işe yön verir. Vizyon kuruluşun karar mekanizması üzerinde etkilidir

İyi bir vizyon tanımlaması aşağıdaki özniteliklere sahip olmalıdır (1):

Kuruluşun gelecekte neleri amaçladığını ifade etmelidir.

Büyüme  ve gelişmeye yardım etmelidir.

Çalışanlara ilham vermelidir.

Açık, anlaşılır olmalıdır.

Vizyon için bir kaç örnek:

Microsoft : Dünyadaki insanların tüm potansiyellerini kullanmalarına ve işlerin tüm potansiyelleri ile gerçekleştirilmesine yardım etmek.

Koç Topluluğu : Koç Topluluğu, çalışanlarıyla birlikte sürekli gelişmeyi, evrensel kalite ve standartlarda ürün ve hizmetler sunarak müşterilerini memnun etmeyi amaçlar. İşte bu nedenle   ülkesi, müşterileri, ortakları, bayileri ve yan sanayi için güvenilirlik, devamlılık ve saygınlık simgesi olmayı hedefler.​

Aselsan: Kuruluşundaki milli amacın gereklerini yerine getirerek; küresel pazarda paydaşları için yarattığı değerler ile sürdürülebilir büyümesini koruyan, rekabet gücü ile tercih edilen, güven duyulan, çevreye ve insana duyarlı bir teknoloji firması olmak.

Ford Otosan: Türkiye'nin en değerli ve en çok tercih edilen sanayi şirketi olmak.

Varlık nedenini-amacını (misyon), gelecekte nerede olmak istediğini- uzun vadede erişmek istediklerini (vizyon) belirleyen bir kuruluşun artık stratejik yönü de bilinir duruma gelir.  Kalite politikasının da o stratejik yöne uygun olması gerekir yukarıda da yazdığım gibi, ve bunlar olmadan tek başına belirlenen kalite politikası için anlamsız bir metin demek pek de yanlış olmaz

Stratejik yönü destekleyen kalite politikası kalite hedeflerine de çerçeve oluşturmak durumundadır. Stratejik yön stratejik hedeflerin var olmasını gerektirir; başka türlü o yönde ilerlenemez. Stratejik hedefler var ise bunların içinde zaten kalite hedefi olarak da tanımlanabilecek olan unsurların var olması kaçınılmazdır. Kalite hedefleri sistem içindeki ilgili tüm seviye, birim ve süreçlerde belirlenir (ISO 9001 2015 madde 6.2). Buradan çıkarılacak sonuç bir kuruluşun kalite yönetim sistemi ile genel yönetim süreçlerinin iç içe geçmiş ve bütünleşik olarak yürütülmesidir ki bu ISO 9001 2015 in gerekliliklerinden birisidir.

(1) Prof. Dr. Janet M. Fraser  Introduction to Industrial Engineering